- تقع على المدرسة مسؤولية تحديث بيانات الطلبة وأولياء الأمور بدقة وبشكل مستمر في نظام هيئة المعرفة.
- لا يُعد الطالب مسجلاً رسمياً ما لم يتم تسجيله في نظام الهيئة الإلكتروني للمدارس.
- يجب تسجيل الطالب وفقاً لبيانات بطاقة الهوية (الاسم، والجنسية، والديانة).
- يُشترط أن يُكمل الطالب العمر المحدد للقبول:
- في 31 أغسطس للمدارس التي تبدأ عامها الدراسي في سبتمبر
- في 31 مارس للمدارس التي تبدأ عامها الدراسي في أبريل
- بالنسبة للصف الثاني فما فوق، فلا يُسمح للمدارس بقبول الطلبة بناءً على العمر، وإنما يجب عليها الاعتماد على شهادة الانتقال، والتأكد من توافق إجراءات القبول مع التوجيهات المعتمدة.
- في حال رفض تسجيل الطالب، يجب على المدرسة توضيح أسباب الرفض بشكل رسمي لولي الأمر، وبما لا يتعارض مع لوائح الهيئة.
- يُسمح بتسجيل الطلبة في بعض الحالات ولفترة عام دراسي واحد فقط (مثل تأخُّر إصدار الهوية)، على أن تُستكمل الأوراق لاحقاً.
- لا يُسمح بتسجيل الطلبة الإماراتيين في مدارس تقييمها "ضعيف" فما دون بحسب تقييمات جهاز الرقابة المدرسية.
- لا يُقبل الطالب في صف دراسي دون شهادة انتقال أو إثبات أكاديمي رسمي.
- يجب أن تكون الشهادات الصادرة من خارج الدولة مُصدَّقة من الجهات التعليمية والخارجية الإماراتية في بلد الإصدار.
- o يجب إدخال الدرجات النهائية فقط في النظام؛ ولا يُسمح باستخدام الدرجات الأولية أو التقديرات المؤقتة.
تخضع هذه الخدمة للقرار الإداري رقم (50) لسنة 2022 بشأن شروط وضوابط وإجراءات الموافقة على تسجيل طالب في المدارس الخاصة.